Mailing gratuito por parte de los distribuidores, comerciantes y personas.

Muchas veces nos hemos preguntado: ¿Cómo podemos hacer un buen mailing? ¿Es caro enviar miles de emails sin esfuerzo y de manera gratuita? Independientemente de las dificultades (o, directamente, prohibiciones) que puedan existir derivadas de la normativa existente, debemos ser conscientes de que en determinados ámbitos están permitidas (si los clientes han dado su consentimiento, por ejemplo), pero que debido a la cantidad debemos contratar un servicio de envío. A continuación algún consejo para poder enviar miles de mails personalizados por parte de los proveedores, mayoristas y comercios sin necesidad de gastar nada de dinero.

Para poder realizar esta acción (enviar mails automáticamente y que cambien en función del cliente) vamos a utilizar por una parte el Mozilla Thunderbird y por otra un plug-in del mismo que se llama Mail Merge. Se trata de un apunte muy positivo para poder tener un buen feedback de los clientes, algo básico en la gestión de la empresa, o incluso dar un servicio post venta adecuado. Si se utiliza con criterio puede, incluso, ayudarnos a mejorar nuestra imagen de marca,  puede llegar a ser una herramienta de márketing de internet muy valiosa.

Instalando el Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird es un cliente gratuito para cualquier empresa

El Mozilla Thunderbird es un cliente de correo como el Outlook. Sus funciones son muy amplias y, gracias a los complementos, se está convirtiendo en una de las alternativas más potentes del mercado frente al programa de Microsoft. Estos complementos permiten personalizar el programa con las funciones que necesitemos para nuestra empresa.

La configuración del Thunderbird es muy sencilla gracias al asistente. Este pequeño apartado del programa nos guiará paso a paso para que nuestro correo funcione sin problemas. Y, si surge alguna cosa, tenemos detrás una comunidad ingente de personas dispuesta a ayudar (con escribir el nombre del problema y la palabra ‘thunderbird’ en google aparecen casi todas las respuestas). Es, por tanto, un cliente accesible y gratuito para cualquier persona o empresa. Conviene compaginarlo con la suite ofimática libreoffice.

Instalando el complemento mail-merge

A continuación deberemos acceder al apartado de complementos. Desde ahí, y gracias al buscador, podremos encontrar el complemento que necesitamos: “Mail merge”. Existen otros, pero debido a la sencillez que presenta en su uso éste, y a su versatilidad (por lo menos en el momento actual), creemos que es el más adecuado para cualquier persona que necesite enviar muchos mails y que cada uno de ellos tenga un contenido personalizado.

Complementos personalizar gratis correo

Preparando la plantilla

Lo primero que deberemos hacer es preparar la plantilla del mail que necesitamos enviar.

Plantilla para rellenar los mails del mailing

Es sencillo, hay que redactar el mail que vayamos a mandar, sustituyendo cada zona en la que vaya a ir una frase personalizada por una palabra entre corchetes. Por ejemplo, si en el asunto de mail queremos poner:

“En atención a la empresa El Buen Comerciante”

Como vemos en este caso lo que cambiará según el cliente será la parte donde pone ‘El Buen Comerciante’, por lo que deberemos escribir en la plantilla:

“En atención a la empresa {{empresa}}”.

De esta manera el campo {{empresa}} será dinámico y podremos cambiarlo en función del cliente. De la misma manera podremos cambiar otros campos del mail, como por ejemplo la ciudad (poniendo, por ejemplo, {{ciudad}}, etc.). Y, por supuesto, el mail de destino, que también cambiará en función del cliente (cada cliente tiene un mail distinto). Para ello pondremos en el destinatario la palabra {{mail}}.

rellenar parámetros del mailing

Creando el CSV con los datos

Ya sólo nos quedará confeccionar un Excel con todos los datos que necesitamos (con los campos que hemos dejado entre corchetes en el mail tales como {{mail}}, {{empresa}} y {{ciudad}} en el ejemplo).

Para ello crearemos un Excel con una columna con cada campo. En la primera fila tendremos que poner los campos, de tal manera que la primera fila sean los encabezados (en el ejemplo la primera celda sería mail, la segunda celda sería empresa y la tercera celda sería ciudad, sin los corchetes en todos los casos). Por último sólo quedaría, en cada fila, rellenar los datos de cada cliente (mail, empresa y ciudad en el caso del ejemplo). Es conveniente que el mail esté en la primera columna.

enviar mails a miles de clientes gratis

Por último le daremos a ‘Guardar como’ y elegiremos, si estamos en el Excel 2007 o posterior, ‘Otros formatos’. Deberemos elegir el formato ‘csv’. A continuación guardamos el archivo en algún sitio que podamos acceder con facilidad (por ejemplo el escritorio). Puede haber tantas filas como clientes (miles si es necesario).

csv mailing personalizado

Antes de continuar es recomendable, para no tener problemas en pasos posteriores, abrir el archivo que hemos guardado con el bloc de notas (botón derecho sobre el archivo, abrir con y elegir el bloc de notas), y ver con qué caracter está separado cada campo (generalmente el Excel separa cada campo con un punto y coma “;”).

plantilla para enviar mail desde la empresa

Enviando los mails

Por último sólo tenemos que recuperar la plantilla que hemos hecho en uno de los puntos superiores (dentro del Mozilla Thunderbird), pulsar sobre ‘Archivo’ y elegir ‘Mail merge’. Ahí deberemos elegir el archivo CSV que hemos guardado en el escritorio, elegir que cada campo se separa por punto y coma (hay que escribir el caracter “;” en el apartado “Field Delimiter”). También es conveniente, en la codificación, poner “Windows-1252” (aunque deberemos probar a ver cuál es la codificación que mejor envía nuestros mails, ya que por lo menos en nuestro caso hemos tenido que cambiar hasta dar con la correcta). Por último hay que darle al botón de ‘Aceptar’.

programa para enviar miles de mails gratis

Conclusión

Con este método es bastante sencillo enviar mails personalizados a los clientes, aunque haya miles de ellos, ya que es el sistema el que se encarga de modificarlos y enviarlos. Deberemos tener en cuenta varios puntos:

–          Problemas legales. Debemos enviar el mail a clientes que nos hayan permitido su envío.

–          Problemas con mail Merge: pequeños cambios en los parámetros pueden hacer que algo no funcione. Revisa los mails que se están enviando (incluso mientras se están enviando) o, si es un error, apuntarlo para poder solventarlo.

Cualquier duda o sugerencia podéis ponerla en los comentarios.

 

Autor: Rodrigo Tovar Monge